Checklist de IA no WhatsApp para Clínicas de Fisioterapia em Salvador

Configurar fluxo no WhatsApp que, após o agendamento da primeira sessão, envia mensagem automática solicitando a foto da prescrição médica, com lembrete a cada 24h até o envio. Incluir botão de 'já enviei' para evitar duplicidade. Sem isso, o paciente chega sem o documento e a sessão precisa ser remarcada.

Conectar a IA aos sistemas de liberação prévia dos principais convênios de Salvador (como Unimed, Hapvida e Amil) para consultar automaticamente a autorização. Se não houver integração, configurar um robô que coleta os dados do paciente e envia para o setor de regulação da clínica, reduzindo o tempo de espera de 3 dias para 2 horas.

Programar lembretes 24h e 2h antes da sessão, com pedido de confirmação via botão. Se o paciente não confirmar em 30 minutos, disparar alerta para a recepção entrar em contato. Em Salvador, onde o trânsito é imprevisível, isso evita que o paciente perca a sessão por conta de deslocamento.

Se o paciente não comparecer, enviar mensagem automática no mesmo dia com opções de reagendamento e um lembrete sobre a importância da continuidade. Incluir um cupom de desconto de 10% na próxima sessão para estimular o retorno. Dados mostram que 60% dos pacientes que faltam uma vez abandonam o tratamento.

Ao completar a 10ª sessão, disparar mensagem automática oferecendo um pacote de manutenção preventiva (ex.: 4 sessões mensais) com desconto de 15%. Incluir depoimentos de pacientes que evitaram recidivas. O ticket médio de R$ 130 pode subir para R$ 520 com a adesão ao preventivo.

Após cada sessão, enviar um link rápido para avaliar a experiência (nota de 0 a 10). Se a nota for ≤ 6, o WhatsApp dispara um alerta para o gestor ligar para o paciente. Em clínicas de Salvador, o NPS (índice de satisfação do cliente) médio é 7,5; com esse acompanhamento, é possível subir para 9,0.

Configurar a IA para responder dúvidas comuns sobre prazos e documentos, mas escalar para um atendente humano quando o paciente solicitar 'falar com alguém' ou quando a liberação exigir análise manual. Isso equilibra agilidade e segurança, essencial para convênios que exigem validação de carência.

Criar listas de transmissão no WhatsApp separadas por bairro (ex.: Pituba, Barra, Cajazeiras) para enviar lembretes de campanhas sazonais, como 'Reveillon sem dor' ou 'Verão sem lesões'. Pacientes de bairros mais distantes (como Cajazeiras) podem precisar de horários especiais, e a IA pode sugerir vagas disponíveis.

Conectar o WhatsApp ao CRM (sistema de gestão de relacionamento de clientes) da clínica para que a IA tenha acesso ao histórico de lesões, sessões realizadas e pendências. Se o paciente ligar reclamando de dor, a IA já sabe qual foi o último diagnóstico e pode sugerir um retorno. Sem essa integração, o atendimento fica genérico.

Programar a IA para enviar todo domingo um resumo com os KPIs (métricas chaves de desempenho): número de faltas, taxa de confirmação, tempo médio de liberação de convênio e receita gerada por pacotes preventivos. O gestor de Salvador pode assim ajustar a operação em tempo real, sem precisar acessar o sistema.