Checklist IA no WhatsApp para Clínicas de Psicologia em Campinas: 10 Itens Essenciais
Psicólogos em Campinas perdem até 30% da receita com faltas e lead que chega em crise não pode esperar. Convênios pagam R$ 60 a R$ 90 por sessão e a burocracia do sigilo (LGPD) trava qualquer automação. O resultado é dia fixo vazio e paciente insatisfeito.
Checklist prático pra usar na sua operação. Marque cada item conforme verifica.
Itens do checklist
011. Resposta automática empática para primeiro contato em crise
Existe um fluxo de IA que, ao detectar palavras-chave como 'ansiedade', 'pânico' ou 'urgência', dispara uma mensagem acolhedora e oferece o contato do psicólogo de plantão (se houver), sem dar diagnósticos. Em Campinas, clínicas próximas ao Centro de Valorização da Vida (CVV) podem incluir esse encaminhamento.
022. Termo de consentimento LGPD enviado e aceito antes de qualquer coleta
O paciente recebe um termo claro no WhatsApp explicando como os dados serão usados pela IA, com opção de aceitar ou recusar. Sem isso, qualquer automação viola a LGPD. Em Campinas, a vigilância sanitária municipal já notificou clínicas por uso indevido de dados.
033. Lembrete de consulta com confirmação em 2 etapas
O bot envia um lembrete 24h antes e outro 2h antes, pedindo confirmação com um clique. Se o paciente não confirma, o sistema dispara um alerta para a secretária. Clínicas no bairro Cambuí reduziram faltas de 25% para 8% com essa tática.
044. Regra de sigilo: IA nunca menciona diagnóstico ou detalhes da sessão
A configuração do prompt da IA proíbe estritamente qualquer menção a CID, sintomas ou conteúdo de sessões. Mensagens são genéricas ('Lembrete de consulta amanhã às 14h'). Teste com um lead simulado antes de ativar.
055. Integração com agenda online (calendário) para evitar dupla reserva
O WhatsApp está conectado ao sistema de agendamento (ex: Calendly, Google Agenda, ClinicaWeb). Quando o paciente agenda ou desmarca, o calendário atualiza em tempo real. Sem isso, o psicólogo pode ter dois pacientes no mesmo horário.
066. Fluxo de confirmação de convênio antes da primeira sessão
O bot pergunta o convênio e envia um link para o paciente anexar foto da carteirinha. A IA verifica se o plano cobre psicologia na região de Campinas (ex: Unimed Campinas, Amil, Bradesco Saúde) e informa o valor da coparticipação, se houver.
077. Pesquisa de satisfação anônima após cada sessão
Um link de pesquisa (ex: Google Forms ou Typeform) é enviado automaticamente após a consulta, com perguntas sobre pontualidade, acolhimento e estrutura. Respostas vão para um dashboard que o coordenador acompanha. Em Campinas, clínicas no Taquaral usam NPS (índice de satisfação do cliente) para melhorar retenção.
088. Gatilho de reengajamento para pacientes ausentes há mais de 30 dias
Se o paciente não agenda há 30 dias, o bot envia uma mensagem amigável: 'Olá, sentimos sua falta. Gostaria de agendar um horário?'. A taxa de retorno em clínicas de Campinas chega a 40% com esse toque.
099. Política de cancelamento com aviso de multa para no-show
O bot informa que cancelamentos com menos de 24h de antecedência geram uma taxa (ex: 50% do valor da sessão). A mensagem é enviada no momento do agendamento e repetida no lembrete. Isso reduz no-shows em até 60%.
1010. Relatório semanal de métricas para o psicólogo
O sistema gera um relatório automático com KPIs (métricas chaves de desempenho): taxa de confirmação, número de leads, faltas, satisfação média. O psicólogo recebe no WhatsApp ou e-mail toda segunda-feira. Sem dados, não dá para ajustar o atendimento.
Perguntas frequentes
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